Iedere ondernemer komt op den duur voor de keuze te staan: blijf ik het zelf doen of ga ik het uitbesteden? Als ik alles overnieuw zou mogen doen (lees aantal jaren terug in de tijd), dan zou ik deze kwestie heel erg anders aanpakken, dan ik destijds heb gedaan. Terug in de tijd wordt moeilijk, wel kan ik mijn kennis met je delen over hoe jij deze kwestie kunt aanpakken. 

Abonneer je ook op mijn podcast via iTunes, Spotify of Google!

Twijfel je of je moet gaan uitbesteden?

Bij mij bestond er veel twijfel over dit onderwerp, maar ik werd min of meer gedwongen door de groei van mijn bedrijf. Ook al wist ik dat uitbesteden de meest verstandige keuze was, vond ik het heel erg lastig. Ik weet inmiddels dat ik niet de enige ben die het uitbesteden een ding vind. Voor veel ondernemers voelt hun bedrijf als hun kindje. Je kind laat je ook niet zomaar even bij iemand anders achter. Je hebt immers ook een bepaalde staat van dienst opgebouwd en wellicht denk je wel dat jij dé enige bent die het zo goed kan doen? 

Veel mensen stellen het uitbesteden dan ook uit. Wat hun later duur betaald kan komen te staan. Ze gaan door zoals ze altijd deden. Ze weten zelf precies wat er moet gebeuren en wanneer. Ook is het met een beperkt aantal klanten ook nog redelijk overzichtelijk. Maar als je bedrijf de zogenaamde lift-off krijgt, heb je als ondernemer tijd te kort in je agenda. Dan komt vanzelf het onderwerp ‘uitbesteden’ weer bovendrijven.

Valkuilen bij uitbesteden

Laten we het eerst eens over de valkuilen hebben bij uitbesteden. Ik heb ze zelf bijna allemaal gehad. Wees eens eerlijk, hoeveel kan jij er aan vinken?

Nr. 1 Uitbesteden van taken die ze zelf lastig vinden of niet leuk

De meeste ZZP-ers zijn liever bezig met datgene waar ze daadwerkelijk goed in zijn. Zij zijn de expert. In ondernemersjargon worden ze ook wel de artiest genoemd. De artiest/ expert is de reden dat klanten zaken met ze doen. Zij zijn hun business. Daar willen ze dan ook op focussen. Randzaken, waarvan ze begrijpen dat het nodig is, maar die ze niet per se leuk vinden worden vaak als eerste uitbesteed. Denk hierbij aan administratie, sales, marketing, website etc. Of dit slim is, lees je straks terug bij mijn tips. 

Nr. 2 Geen inzicht in besteding van de eigen tijd

Gedurende een normale werkdag doen ze 101 verschillende dingen op een dag. Ze zijn met alles tegelijk bezig. Ze blussen voornamelijk brandjes, met name die van hun klanten. Ze werken 100% in hun bedrijf, aan héél veel zaken. Ze hebben geen inzicht in de besteding van hun tijd omdat ze vinden dat het niet te doen is om overal iedere keer een timer voor aan te moeten zetten.

Nr. 3 Geen inzicht in de eigen uurprijs

Heb je wel eens uitgerekend wat je eigen uurprijs is? Dan heb ik het overigens niet over je uurtarief dat je aan klanten vraagt. Ik heb het namelijk ook over je non-declarable uren. Lees tip 7 bij het kopje effectief uitbesteden, voor de formule van het uitrekenen van je uurprijs.

Nr. 4 Geen procesbeschrijvingen van taken

Yes, je hebt iemand gevonden aan wie je werk kunt uitbesteden. Halleluja, je neemt een paar ochtenden de tijd om iemand ‘on the job’ in te werken en klaar is Kees. Althans dat denk je. Naar verloop van tijd zal je merken dat bepaalde taken blijven liggen of zelfs niet gebeuren. Hé, je had toch gezegd dat ze dat ook moesten oppakken. Wanneer je navraag gaat doen, blijkt dat die ander dacht dat jij het zou doen. Oeps! 

Wanneer er geen heldere procesbeschrijvingen, inclusief taken en verantwoordelijkheden en KPI’s aan hangen dan gaat het een heel eigen leven leiden. Niemand pakt verantwoordelijkheid, taken blijven liggen. Met alle gevolgen van dien.

Voordat je nu met de vinger gaat wijzen naar diegene aan wie je het hebt uitbesteed. Dan mag je die vinger heel snel omdraaien richting jezelf. Het ligt aan jou, je hebt belangrijk werk verzaakt doordat je halsoverkop taken ging uitbesteden. Daar pluk je nu de zure vruchten van.

Nr. 5 Er wordt gezocht naar een allrounder – net zoals jij

Je hebt het zoooooo druk, dat je eigenlijk iemand nodig hebt die exact hetzelfde kan als jij. Die van alle markten thuis is. Zodat je niet meer in je eentje alle brandjes hoeft te blussen. Dan kunnen jullie beide 2x zo hard blussen en dan komt het vast goed…

Nope, think again. Deze manier van klonen is niet efficient en niet effectief. Hoe zoek je zo iemand? Wat gaat je mini-me dan precies allemaal doen (zie valkuil nummer 4)? Is het slim om iemand aan te nemen, die hetzelfde is als jij? Stel jezelf de vraag: Wat heeft mijn bedrijf echt nodig om verder te kunnen groeien?

Nr. 6 Over de schutting flikkeren

Oftewel zolang het maar niet op je eigen bordje meer terecht komt, hoef je er ook geen zorgen over te maken, toch? Uitbesteden heeft heel wat meer in de aarde dan iets over de schutting flikkeren. Dan kan je nog samenwerken met een A-speler, als diegene niet weet wat je van hem verwacht of hoe er vanuit jouw bedrijf gewerkt dient te worden voor klanten, dan heb je de poppen aan het dansen. Over het algemeen is het een hele slechte strategie om dingen over een schutting te flikkeren en er pas weer over na te gaan denken als je de cijfers ziet aan het einde van het jaar of wanneer het klachten regent. 

Nr. 7 Je blijft in de rat-race van te weinig tijd zitten

Je hebt taken uitbesteed en denkt hé hé, dit geeft mij wat meer ademruimte. Kan ik eindelijk eens een middag vrij nemen, naar de kapper, lang weekend weg, vakantie etc. Ik snap dat je even tijd nodig hebt om op adem te komen. Maar als je de tijd die je wint door het uitbesteden niet zelf terug investeert in het werken aan je bedrijf. Zal je voor altijd in de ratrace van je eigen bedrijf blijven. Als in altijd druk en te weinig tijd. 

Tips voor effectief uitbesteden

Hieronder lees je mijn tips voor het effectief uitbesteden van taken binnen je bedrijf. Sommige tips sluiten naadloos aan op de valkuilen, dat is natuurlijk niet voor niets😉

Tip 1 – Maak inzichtelijk waar momenteel je tijd naar toe gaat

Zorg ervoor dat je voor minimaal 1-3 maanden je tijd trackt, eigenlijk het liefst altijd. Zodat je inzichtelijk hebt waar je tijd naar toe gaat. Deze heb je nodig voor de rest van het opvolgen van de tips voor het effectief uitbesteden. Je tijd tracken kan je doen via MoneyBird, kan je het gelijk koppelen aan bepaalde omzet categorieën én via tijd apps zoals Toggl.

Tip 2 – Maak inzichtelijk of je werkt IN of AAN je bedrijf 

Doordat je netjes je tijd getrackt hebt, kan je nu achter iedere taak zetten of dit werken IN of AAN je bedrijf is.  Hierdoor krijg je al gelijk een goed inzicht in de verdeling en besteding van je tijd. Besteed jij je uren wel aan de juiste dingen binnen je bedrijf?

Tip 3 – Maak inzichtelijk in automatiseren, delegeren of elimineren

Van alle taken waar je tijd naar toe gaat. Zet achter iedere taak of je deze kan automatiseren, delegeren of elimineren.

Tip 4 – Eerst elimineren, daarna automatiseren en dan pas delegeren van taken

Alle taken waarachter je hebt geschreven elimineren, dit is de stap waarbij je ze daadwerkelijk gaat elimineren. Toe maar, schrap ze uit je werkwijze en bedrijf. 

Alle taken waarachter je hebt geschreven automatiseren, dit is het moment om deze zaken te gaan automatiseren. Wellicht ga je het automatiseren uitbesteden of toch zelf doen. Om deze vraag te beantwoorden is het goed om inzicht te hebben in je eigen uurtarief vs. die van iemand anders zie ook de valkuilen in dit artikel.

Alle taken waarachter je hebt geschreven delegeren, dit is het moment om deze zaken te gaan delegeren. Je hebt nu precies inzichtelijk in wat er moet gebeuren. Ook weet je hoeveel tijd dit jou koste en hoeveel tijd het dus ook een ander mag kosten. Nu kan je op zoek naar de juiste personen hiervoor.  

Tip 5 – Reserveer budget voor het uitbesteden

Het laten groeien van je bedrijf kost geld. Zo ook het uitbesteden. Natuurijk kan het in vergelijking met jouw eigen uurtarief (zie tip 7) slimmer zijn om het uit te besteden. Maar… die mensen moeten nog steeds betaald worden. Hou ook rekening mee dat het uitbesteden vaak kosten vooraf zijn en dat de terugverdien tijd vaak wat langer duurt. 

Stel dat een gemiddelde klant er 60 dagen over doet om jouw producten/ diensten aan te schaffen. Als iemand anders hiervoor werk verzet, moet die wel eerder betaald worden dan de 60 dagen. Daarom is het goed om een financiële buffer te hebben.

Onlangs heb ik een podcast opgenomen en een blog geschreven: inzicht in mijn financiële systeem. Hierin laat ik zien hoe ik zelf voldoende cash reserveer. Niet alleen voor het uitbesteden, maar ook voor mijn overige kosten en investeringen. 

Tip 6 – Zorg voor heldere en duidelijke procesbeschrijvingen

Zoals je hebt kunnen lezen, bij de valkuilen is het belangrijk om voor alles proces beschrijvingen te hebben. Beschrijf niet alleen het proces, maar ook hun verantwoordelijkheden en idealiter plaats je hier ook KPI’s bij.  Ook helpt dit je bij het zoeken van geschikte personen om het aan uit te besteden. Je kunt met focus zoeken. Dit vergroot je zoek kansen en effectiviteit. 

Tip 7 – Inzicht in je eigen uurprijs vs. die van iemand anders

Delegeren kan je pas doen wanneer je inzicht hebt in je eigen uurprijs en die uurprijs van diegene aan wie je het wilt uitbesteden.Simpelweg gezegd reken je je uurtarief uit door je (omzet – kosten)/ aantal uren die je hebt besteed aan je bedrijf.  Idealiter doe je dit over een minimale periode van 3 maanden, maar liefst over een heel jaar. Als je geen idee hebt, dan heb je ook geen idee of je tarief het toelaat om zaken uit te besteden.

Welke taken uitbesteden?

Je vraagt jezelf wellicht af welke taken ga ik als eerste uitbesteden? Met behulp van bovenstaande tips voor uitbesteden, heb je momenteel al een aardig idee. Toch wil ik hier nog een aanvulling op doen, begin namelijk bij je privé situatie.

Ik zie veel ondernemers, als eerste op zoek gaan naar mensen om taken binnen hun bedrijf aan over te dragen, maar vaak is het veel kosten efficienter en slimmer om eerst privé te beginnen. Denk eens aan het huishouden, kookservice, was- en strijk service, online boodschappen doen etc. Ook dit kost tijd. Tijd die je privé wellicht beter kunt besteden aan de relatie met je partner, kinderen, familie of vrienden.  Uiteraard kosten deze dingen ook geld, maar waarschijnlijk is het goedkoper dan het uitbesteden van sommige taken binnen je bedrijf. 

Je vraagt jezelf wellicht af, maar dit helpt mij toch niet met de drukte binnen mijn bedrijf? Ja en Nee is hierop mijn antwoord. Ja, want het geeft je headspace. Je hoeft daar niet meer over na te denken én het levert je tijd op om op te laden. Tijd die je kunt besteden aan verbinding met de mensen die dierbaar zijn geeft positieve energie. Deze energie kan jij weer aanwenden binnen je bedrijf. Door meer (positieve) energie zal je efficiënter zijn met je tijd binnen je bedrijf en kan je makkelijker knopen doorhakken. Dus indirect heeft het wel een effect op je bedrijf. 

Wanneer start je met het uitbesteden aan anderen?

Dit is een beetje afhankelijk van in welke fase jij je momenteel bevindt met je bedrijf. 

Ben je de artiest/ expert waarbij alles afhankelijk is van jou? Dan start je met de voorbereidingen van uitbesteden (zie mijn tips) vanaf de start van je bedrijf. Zodat wanneer je bedrijf de zogenoemde lift-off krijgt je het aan de juiste mensen kunt uitbesteden.

Ben je de werknemer binnen je eigen bedrijf? Dan start je NU meteen met uitbesteden. Uiteraard nadat je de tips uit dit artikel ter harte hebt genomen.

Ben je eigenaar van een bedrijf? Dan besteed je vanaf moment 1 dingen uit. Hoogstwaarschijnlijk is dit niet je eerste onderneming en heb je enkele of meerdere ondernemingen ernaast draaien. Je focust jezelf op het werken AAN je bedrijf, je werkt niet meer IN je bedrijf. Dat doen anderen voor je. 

Kleine side-note, ook al noem je jezelf eigenaar van je bedrijf terwijl je ZZP-er of freelancer bent, dan ben je in ondernemersjargon geen eigenaar. 

Ben je investeerder van een bedrijf? Dan ben je zelf niet werkzaam in het bedrijf. Je laat je geld voor je werken. Met jouw investering worden de juiste mensen aangetrokken om het bedrijf en business model te laten slagen. Soms kan het voorkomen dat investeerders een adviserende rol hebben. Ze zullen echter geen uitvoerende rol op zich nemen. Anders zijn het geen investeerders maar werknemers of eigenaren.

Hoe vind je de juiste mensen om het werk aan uit te besteden?

Ik hoor wel eens, het is zooooo lastig om goed personeel of de juiste mensen te vinden. Ik vind dit echt bullshit. Als je dit lastig vind, dan ligt de oorzaak waarschijnlijk bij jezelf. Zie de valkuilen en mijn tips om dit op te lossen. Hierdoor weet je precies wie je nodig hebt voor welke taken. Dat zoekt een stuk makkelijker dan naar een speld in een hooiberg. Focus oftewel gericht zoeken is het toverwoord.

Hiervoor kan je gebruik maken van platforms zoals Fiverr, freelancer. Hiermee ligt de wereld letterlijk aan je voeten. Plaats anders een gerichte oproep op Social Media. Zelf vraag ik ook altijd aan andere ondernemers of zij nog geschikte kandidaten weten voor diegene die ik zoek. Kan ik gelijk wat informatie inwinnen over hoe de samenwerking tussen hen verloopt.

Hoe ga je om met loslaten wanneer je gaat uitbesteden?

Je hebt het bijna tot het einde van deze blog gehaald. Nu hoef je het alleen nog maar even los te laten.Zelf vond ik dit verrekte lastig. Ook al wist ik dat het nodig was voor mijn bedrijf, ik bleef mezelf saboteren op dit onderwerp. Toen ik in het begin werk ging uitbesteden zat ik er bovenop, wat ervoor zorgde dat het uitbesteden me net zoveel tijd kostte als wanneer ik het zelf deed. Uiteindelijk heb ik dit kunnen doorbreken middels twee hypnose sessies die ik hiervoor heb ondergaan. 

De hypnose sessies heb ik ingezet voor loslaten en het samenwerken. Ik had hier gedurende mijn leven harde overtuigingen over gekweekt die me nu in de weg zaten. Door de hypnose heb ik dit kunnen oplossen en dat in slechts 2 sessies. Terwijl ik hier zelf binnen mijn bedrijf al 3 jaar mee worstelde.

Juist mijn ervaringen, want ik heb menig valkuil zelf mogen bewonderen. Kan ik nu juist goed anderen hierin coachen. Ik vind het dan ook super dat ik hier anderen mee mag helpen tijdens de coaching trajecten. Doordat ik zelf zo veel heb gehaald uit mijn hypnose sessies besloot ik zelf hier ook opleidingen in te volgen, zodat ik op deze manier ook mijn klanten kan helpen. Love it! 

Zelf hypnose ervaren voor de groei van je bedrijf (+ persoonlijk)

Ben je nieuwsgierig naar hypnose en hoe je dit kan inzetten voor bedrijfsgroei? Boek dan een losse hypnose sessie zodat je door jouw uitdaging heen kunt werken.

Ook in mijn coachingtrajecten pas ik indien nodig en daar behoefte aan is hypnose toe. Nieuwsgierig welke kansen ik zie voor verdere doorgroei van je bedrijf en voor jou als ondernemer? Neem dan een kijkje op mijn coaching pagina en vraag een gratis gesprek aan.